Polityka prywatności

1. ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem danych osobowych jest KAPUŚCIŃSKI SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Gdańsku (80-755), ul. Szafarnia 11/F8, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000802568, NIP 583 33 69 619, REGON 384 322 810, kapitał zakładowy 100 000 zł („Administrator”).

Kontakt w sprawach ochrony danych: e-mail: kontakt@kapuscinski.biz, tel. +48 503 706 993, albo pisemnie na adres siedziby. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. KOGO DOTYCZY TA POLITYKA

Polityka opisuje przetwarzanie danych osób odwiedzających serwis kapuscinski.biz, osób kontaktujących się z Administratorem przez formularz, e-mail lub telefon oraz odbiorców materiałów marketingowych.

Osoby będące klientami lub kontrahentami — a także osoby je reprezentujące — otrzymują odrębną, szczegółową klauzulę informacyjną wraz z umową doradztwa energetycznego. Jest ona dostępna również na żądanie pod adresem kontakt@kapuscinski.biz.

3. CELE, PODSTAWY PRAWNE I OKRESY PRZECHOWYWANIA

• Odpowiedź na zapytanie przesłane przez formularz, e-mail lub telefonicznie oraz przedstawienie oferty — art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO. Dane przechowujemy przez okres prowadzenia korespondencji, a następnie przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu; jeżeli dojdzie do zawarcia umowy — przez okres wskazany w klauzuli informacyjnej dla klientów.
• Newsletter i informacje handlowe drogą elektroniczną — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 398 ustawy z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. Dane przetwarzamy do czasu wycofania zgody.
• Działanie i bezpieczeństwo serwisu oraz zbiorcze statystyki odwiedzin (cookies serwisowe, logi serwera) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Statystyki odwiedzin liczymy z logów serwera, bez cookies i bez zgody — wyłącznie w postaci zbiorczej (liczba wizyt i odsłon, czytane strony, strony odsyłające); raporty nie zawierają adresów IP. Logi przechowujemy nie dłużej niż 12 miesięcy.
• Analityka i marketing internetowy (cookies analityczne i marketingowe) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wyłącznie po wyrażeniu zgody w bannerze cookies. Dane przetwarzamy do czasu wycofania zgody, nie dłużej niż przez okres ważności danego pliku cookie. Po zgodzie na cookies marketingowe odwiedzone strony serwisu łączymy z kontaktem w naszym systemie CRM (HubSpot), jeżeli odwiedzający jest nam znany — np. kliknął link w newsletterze lub wypełnił formularz; służy to dopasowaniu treści i kontaktu do zainteresowań odbiorcy.
• Prowadzenie relacji z klientami i kontrahentami w naszym systemie CRM — art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO. Zapisujemy w nim dane kontaktowe, podsumowania rozmów i korespondencji, zadania oraz rozliczenia — bez treści korespondencji i bez nagrań. Dane przechowujemy przez czas współpracy i okres przedawnienia roszczeń; jeżeli do umowy nie dojdzie — przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Nagrywanie rozmów telefonicznych i wideo — art. 6 ust. 1 lit. f RODO: rzetelne udokumentowanie ustaleń i zobowiązań stron oraz obrona roszczeń. O nagrywaniu informujemy na początku rozmowy; jeżeli rozmówca się sprzeciwi, nagrywanie przerywamy, a zapisany fragment usuwamy. Nagranie zamieniamy na tekst lokalnie, na naszym komputerze, i przechowujemy przez 90 dni — potem jest usuwane automatycznie. Transkrypt i notatka z ustaleniami stają się częścią dokumentacji współpracy.
• Księgi rachunkowe i rozliczenia podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dokumentację przechowujemy przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, do upływu terminu przedawnienia (co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat).

4. ODBIORCY DANYCH

Dane mogą być udostępniane: dostawcom usług informatycznych i hostingowych — w tym LH.pl sp. z o.o. (hosting serwisu, panelu klienta i naszego systemu CRM; serwery w Polsce), dostawcy narzędzia analitycznego Google Analytics 4 (Google Ireland Limited), dostawcy systemu CRM i narzędzi marketingowych (HubSpot, Inc.), dostawcy poczty i przechowywania dokumentów (Microsoft Ireland Operations Ltd.), dostawcy asystenta AI wspierającego przygotowanie analiz i notatek (Anthropic; otrzymuje wyłącznie tekst, nigdy nagrań rozmów), biuru rachunkowemu, doradcom prawnym i podatkowym, operatorom pocztowym i firmom kurierskim, a także organom publicznym — wyłącznie gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania i wyłącznie zgodnie z jego instrukcjami. Administrator nie sprzedaje danych osobowych.

5. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

Niektórzy dostawcy przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych (Google, HubSpot, Microsoft, Anthropic). Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU–U.S. Data Privacy Framework lub na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zastosowanych zabezpieczeń Administrator udostępnia na żądanie.

Dane przetwarzane w panelu klienta i w naszym systemie CRM nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Nagrania rozmów przechowujemy wyłącznie w zasobach służbowych.

6. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Przysługuje Państwu prawo: dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora — a wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw można wnieść w każdej chwili i bez podawania przyczyny — oraz wycofania zgody w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Zgodę na cookies analityczne i marketingowe można wycofać w każdej chwili, korzystając z odnośnika „Ustawienia cookies” w sekcji 8 poniżej lub z przycisku „Informacja o cookies” widocznego na stronie.

Żądania prosimy kierować na adres kontakt@kapuscinski.biz. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

7. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

Podanie danych jest dobrowolne. Podanie danych kontaktowych w formularzu jest warunkiem udzielenia odpowiedzi na zapytanie, a podanie adresu e-mail — warunkiem otrzymywania newslettera.

8. PLIKI COOKIES

Serwis wykorzystuje pliki cookies. Cookies niezbędne — zapewniające działanie serwisu, sesję i bezpieczeństwo — stosowane są na podstawie uzasadnionego interesu Administratora; ich wyłączenie może uniemożliwić korzystanie z serwisu. Cookies analityczne i marketingowe stosowane są wyłącznie po wyrażeniu zgody w bannerze.

• cookie-accepted / cookie-rejected — dostawca: Administrator (pamięć lokalna przeglądarki, localStorage); cel: zapamiętanie wyboru dokonanego w bannerze zgody; kategoria: funkcjonalne; czas przechowywania: do usunięcia danych strony w przeglądarce.
• _ga, _ga_WLP4REC26T — dostawca: Google; cel: statystyka odwiedzin (Google Analytics 4); kategoria: statystyczne; czas przechowywania: 2 lata.
• _clck, _clsk, CLID, ANONCHK, MR, MUID, SM — dostawca: Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Clarity); cel: mapy cieplne i nagrania sposobu korzystania ze strony (treści wpisywane w formularze są maskowane); kategoria: statystyczne; czas przechowywania: do 13 miesięcy.
• __hstc, hubspotutk, __hssc, __hssrc — dostawca: HubSpot, Inc. (dane przetwarzane w centrum danych w Unii Europejskiej, region EU1); cel: rozpoznanie odwiedzającego i powiązanie odwiedzanych stron serwisu z kontaktem w naszym systemie CRM (np. gdy odwiedzający kliknął link w newsletterze) oraz statystyka odwiedzin; kategoria: marketingowe; czas przechowywania: __hstc i hubspotutk — 6 miesięcy, __hssc — 30 minut, __hssrc — do zamknięcia przeglądarki.

Pliki statystyczne i marketingowe zapisują się dopiero po wyrażeniu zgody na daną kategorię; zgodę można w każdej chwili wycofać poniższym odnośnikiem.

Ustawienia cookies — zmień swój wybór

9. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI

Dane nie służą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, wywołującego wobec osób, których dane dotyczą, skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływającego. Przy przygotowywaniu analiz i notatek korzystamy z narzędzi obliczeniowych i asystenta AI — wyniki ich pracy każdorazowo sprawdza i zatwierdza doradca prowadzący.

10. PANEL KLIENTA

Dla naszych klientów prowadzimy zamknięty panel internetowy panel.kapuscinski.biz (dostępny także jako zakładka „Panel klienta” w serwisie kapuscinski.biz), w którym udostępniamy wyniki usług doradztwa energetycznego (analizy, raporty, rekomendacje).

W związku z panelem przetwarzamy: służbowy adres e-mail osoby korzystającej z panelu (a jeżeli użytkownik poda je w „Moim koncie” — także imię i nazwisko, stanowisko i telefon służbowy), hasło wyłącznie w postaci zaszyfrowanego skrótu (nie znamy i nie przechowujemy haseł w postaci jawnej) oraz dziennik logowań (data, adres IP, wynik próby logowania) i dziennik aktywności w panelu (które udostępnione materiały i kiedy zostały otwarte oraz orientacyjny czas ich przeglądania, a w czasie, gdy użytkownik jest zalogowany do panelu — także które podstrony serwisu kapuscinski.biz odwiedził i jak długo je przeglądał; poza sesją panelu serwis nie prowadzi dziennika osób). Materiały udostępniane w panelu dotyczą przedsiębiorstwa klienta.

Profil firmy w panelu: klient może dobrowolnie uzupełnić w panelu profil swojej firmy (dane rejestrowe i adresowe, osoba do kontaktu — imię i nazwisko, stanowisko, telefon, e-mail — oraz informacje o skali działalności, organizacji pracy, obiektach i instalacjach). Wykorzystujemy je do wykonania umowy doradztwa (dopasowanie analiz i rekomendacji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz do statystyk porównawczych między klientami, w których dane występują wyłącznie w postaci zbiorczej, bez nazwy firmy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Każde pole można pominąć lub zmienić w dowolnej chwili; przechowujemy je przez czas współpracy i do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

Dokumenty przekazywane przez panel: klient może przekazać nam przez panel dokumenty potrzebne do analizy — faktury za energię elektryczną i gaz, umowy sprzedaży i dystrybucji, profile zużycia, wykaz punktów poboru, dane rejestrowe firmy, pełnomocnictwa (pliki PDF, JPG, PNG, XML, XLSX, CSV, DOCX lub ZIP). Zawierają one dane przedsiębiorstwa klienta (nazwa, adres, NIP, numery punktów poboru, dane o zużyciu i rozliczeniach), a niekiedy dane osób reprezentujących klienta (imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe, a w pełnomocnictwie — PESEL wymagany przez operatorów). Przetwarzamy je wyłącznie w celu wykonania usługi doradztwa (analizy i rekomendacje) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przechowujemy je przez czas współpracy i do upływu terminów przedawnienia roszczeń; klient może usunąć przekazany plik w panelu do chwili, gdy zostanie pobrany do opracowania. Pliki są zapisywane na serwerze dostawcy hostingu (LH.pl, Polska) w katalogu niedostępnym publicznie i udostępniane wyłącznie po zalogowaniu.

Dane przetwarzamy w celu udostępniania materiałów w ramach umowy doradztwa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa panelu i doskonalenia obsługi klienta, w tym prowadzenia dziennika logowań i dziennika aktywności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes).

Odbiorcą danych jest dostawca hostingu LH.pl sp. z o.o. (serwery na terenie Polski), na podstawie umowy powierzenia przetwarzania. Dane panelu nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Konto działa przez czas współpracy; po jej zakończeniu dane przechowujemy do upływu terminów przedawnienia roszczeń, a dziennik logowań i dziennik aktywności przez 12 miesięcy (starsze wpisy są usuwane automatycznie). Konto usuwamy także na wniosek klienta. Prawa opisane w sekcji 6 przysługują również użytkownikom panelu.

Panel używa wyłącznie niezbędnego pliku cookie sesji (PANELSID), koniecznego do zalogowania — bez cookies marketingowych i analitycznych.

11. ZMIANA POLITYKI PRYWATNOŚCI

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Data ostatniej aktualizacji: 28 września 2026 r.